Atodiad 1:9 POLISI A PHROSES YMDRIN Â CHWYNION V1.4
Ein Gweithdrefn Cwynion
Rydym am roi’r gwasanaeth gorau posibl i chi. Fodd bynnag, os ar unrhyw adeg rydych chi’n anfodlon neu’n pryderu am y gwasanaeth a ddarparwyd gennym, dylech ein hysbysu ar unwaith fel y gallwn wneud ein gorau i ddatrys y broblem. Byddwn yn gwneud ein gorau i fynd i’r afael ag unrhyw anfodlonrwydd yr ydych wedi’i brofi wrth ddefnyddio gwasanaethau ein Cwmni. Ni fydd gwneud cwyn yn effeithio ar sut rydym yn delio â’ch achos. Ein nod cyntaf yw rhoi pethau’n gywir.
Cam 1 – Pryder Rhagarweiniol
Yn y lle cyntaf, codwch eich pryderon yn uniongyrchol gyda’r person sy’n delio â’ch achos neu weithrediad drwy e-bost, post neu dros y ffôn.
Os ydych chi’n teimlo ei bod yn rhy anodd i chi godi hyn yn uniongyrchol gyda nhw, neu os nad ydyn nhw wedi mynd i’r afael â’ch holl bryderon i’ch boddhad, dylech godi eich pryderon gyda’u partner goruchwylio y bydd ei enw yn cael ei grybwyll yn ein llythyr ymgysylltu atoch, a anfonir ar ddechrau eich achos neu weithrediad. Fel arall, gallwch ein ffonio ni i ofyn am y wybodaeth honno.
Os na all y person sy’n gweithio ar eich mater na’i oruchwyliwr ddatrys eich pryderon i’ch boddhad, bydd eich cwyn yn symud i’r camau nesaf.
Cam 2 – Camau Nesaf
Os nad yw eich pryderon wedi eu datrys i’ch boddhad, gallwch godi eich pryderon gyda’n Rheolwr Cwynion, Llio Phillips. Gallwch gysylltu â Llio drwy’r post yn Cartrefle, Stryd y Bont, Newcastle Emlyn, SA38 9DX neu drwy e-bost yn llio@agriadvisor.co.uk.
Mae’n ddefnyddiol pe baech yn rhoi eich pryderon ar bapur, ond os byddai’n well gennych beidio â gwneud hynny, neu os byddai’n anodd i chi wneud hynny, gellir cysylltu â hi dros y ffôn ar 01239 710942.
Rhowch wybod i ni os oes unrhyw ffordd y gallwn wneud cyswllt yn haws i chi oherwydd iaith neu anabledd.
I esbonio i chi pa mor hir y gallai ein proses gymryd, rydym wedi cynnwys ein hamseroedd targed ar gyfer pob cam o’r broses. Lle nad yw’n bosibl, am unrhyw reswm, arsylwi ar unrhyw un o’r terfynau hyn, byddwn yn rhoi gwybod i chi ac yn egluro pam.
Gweithred |
Amserlen |
| CAM 1 – Pryder Cychwynnol wedi’i anfon at y Cyfreithiwr
sy’n delio â’ch achos neu ei Goruchwyliwr
|
|
|
Bydd eich cwyn yn cael ei gydnabod yn ysgrifenedig gan y cyfreithiwr sy’n delio â’ch achos neu ei oruchwyliwr.
|
O fewn 3 diwrnod gwaith ohonoch chi’n codi eich pryder.
|
| Bydd trafodaeth dros y ffôn i drafod eich pryderon yn cael ei threfnu gyda’r cyfreithiwr sy’n arwain eich achos neu ei oruchwyliwr.
|
O fewn 5 diwrnod gwaith o’r dyddiad y cafodd eich pryder ei gydnabod.
|
| Bydd y person y siaradoch ag ef yn ysgrifennu atoch gyda chanlyniad y drafodaeth ffôn gan gynnwys a yw wedi’i ddatrys ai peidio. (Llythyr Canlyniad Cam Cyntaf).
|
O fewn 10 diwrnod gwaith i’r drafodaeth dros y ffôn.
|
| CAM 2 – Codi eich cwyn gyda’r Rheolwr Cwynion
|
|
| Os nad yw’r mater wedi’i ddatrys i’ch boddhad, ysgrifennwch yn uniongyrchol at y Rheolwr Cwynion gyda manylion pam nad yw wedi’i ddatrys.
|
Dylech gysylltu â ni o fewn 6 mis i’ch llythyr canlyniad cam cyntaf.
|
| Ar ôl derbyn eich cyfathrebiad, bydd y Rheolwr Cwynion yn ysgrifennu atoch yn cydnabod derbyn y gwyn.
|
O fewn 3 diwrnod gwaith ar ôl derbyn eich cadarnhad ysgrifenedig bod y mater yn parhau heb ei ddatrys.
|
| Bydd y Rheolwr Cwynion yn ymchwilio i’r materion
ac yn ysgrifennu atoch gyda’r canlyniad. (Llythyr Canlyniad Ail Gam)
|
O fewn 28 diwrnod ô’r cwyn yn cael ei chyfeirio at y Rheolwr Cwyno.
|
|
Byddwn yn adolygu a chau’r gwyn.
|
O fewn 8 wythnos o dderbyn y gwyn cam 2.
|
Beth i’w wneud os na allwn ddatrys eich cwyn
Os byddwch yn parhau i fod yn anhapus gyda’n hymateb gallwch gyfeirio’ch cwyn at yr Ombwdsmon Cyfreithiol, corff cwynion annibynnol a sefydlwyd o dan Ddeddf Gwasanaethau Cyfreithiol, sy’n gallu ymchwilio i gwynion am y gwasanaeth cyfreithiol a gawsoch gennym. Mae disgwyl gan yr Ombwdsmon Cyfreithiol i gwynion gael eu cyflwyno iddynt o fewn blwyddyn o ddyddiad y weithred neu’r anwaith yr ydych yn poeni amdano neu o fewn blwyddyn o sylweddoli bod pryder. Rhaid hefyd ichi gyfeirio’ch pryderon at yr Ombwdsmon Cyfreithiol o fewn chwe mis o’n hymateb terfynol i chi.
Manylion cyswllt yr Ombwdsmon Cyfreithiol yw: www.legalombudsman.org.uk
Ffoniwch 0300 555 0333 rhwng 10yb a 4yp.
Relay UK: 18001 0300 555 0333
E-bost: enquiries@legalombudsman.org.uk
Legal Ombudsman PO BOX 6167, Slough, SL1 0EH
Mae cyrff cwynion amgen fel ProMediate (http://www.promediate.co.uk/) yn bodoli, sydd â’r gallu i ddelio â chwynion am wasanaethau cyfreithiol, os hoffech chi a’n cwmni ddefnyddio cynllun o’r fath. Os ydych chi am ddefnyddio cyfryngu yn lle’r Legal Ombudsman, dylid rhoi gwybod i ni a byddwn yn ystyried eich cais bryd hynny.
Beth i wneud os ydych yn anhapus gyda’n hymddygiad
Gall yr Awdurdod Rheoleiddio Cyfreithwyr helpu os ydych yn pryderu am ein hymddygiad. Gallai hyn fod ar gyfer pethau fel anonestrwydd, cymryd neu golli eich arian neu eich trin yn annheg oherwydd eich oedran, anabledd neu nodwedd arall. Ni allant helpu gydag iawndal, nac ymdrin ag anghydfodau ynghylch ffioedd, dyledion neu anghytundebau cyfreithiol.
Ewch i’w gwefan i weld sut y gallwch godi’ch pryderon gyda’r SRA | Reporting a solicitor or firm to us | Solicitors Regulation Authority