POLISI A PHROSES I DDELIO Â CHWYNION
Ein Polisi am Ddelio gyda Chwynion
Rydyn ni am roi’r gwasanaeth gorau posib i chi. Fodd bynnag, os ydych chi ar unrhyw adeg yn teimlo’n anhapus neu’n bryderus am y gwasanaeth a ddarparon ni, dylid ein hysbysu ar unwaith fel y gallwn wneud ein gorau i ddatrys y broblem. Byddwn yn gwneud ein gorau i ddelio â phob anfodlonrwydd yr ydych wedi’i brofi wrth ddefnyddio gwasanaethau ein Cwmni. Ni fydd gwneud cwyn yn effeithio ar sut yr ydym yn delio â’ch achos. Ein prif amcan yw rhoi pethau’n iawn.
Ein proses cwynion
Pryder Cyntaf
Yn y cychwyn, os gwelwch yn dda codwch eich pryderon yn uniongyrchol gyda’r person sy’n gweithio ar eich achos neu trafodiad trwy e-bost, post neu dros y ffôn. Os teimlwch ei bod yn rhy sensitif i chi godi hyn yn uniongyrchol gyda nhw, neu os nad ydynt wedi delio gyda’ch holl bryderon i’ch boddhad, dylech godi eich pryderon gyda’u Partner goruchwyliol y bydd eu henw yn cael ei grybwyll yn ein llythyr cychwynnol i chi, a anfonir ar ddechrau eich achos neu trafodiad. Fel arall, gallwch ffonio i ofyn am y wybodaeth hon.
Os na all y person sy’n gweithio ar eich achos nac eu goruchwylydd ddatrys eich pryderon i’ch boddhad, bydd eich cwyn yn symud i’r camau nesaf.
Camau Nesaf
Os nad yw eich pryderon wedi’u datrys i’ch boddhad, gallwch godi eich pryderon gyda’n Rheolwr Cwynion, Llio Phillips. Gallwch gysylltu â Llio trwy’r post yn Cartrefle, Bridge Street, Newcastle Emlyn, SA38 9DX neu trwy e-bost – llio@agriadvisor.co.uk.
Mae’n ddefnyddiol os ydych yn rhoi eich pryderon yn ysgrifenedig, ond os ydych yn fwy cyfforddus heb wneud hynny, neu os byddai’n anodd i chi wneud felly, gellir cysylltu â Llio ar 01239 710942.
Gadewch i ni wybod os oes unrhyw ffordd y gallwn wneud cyswllt yn haws i chi oherwydd iaith neu anabledd.
Rydym wedi cynnwys ein hamser targed ar gyfer pob cam o’r broses. Os, am unrhyw reswm, ni ellir cadw unrhyw un o’r targedau hyn, byddwn yn eich hysbysu ac egluro pam.
| Gweithrediad | Amserlen |
| CAM 1 | |
| Bydd eich cwyn yn cael ei chydnabod yn ysgrifenedig, a bydd rhywun mewn cysylltiad o fewn 2 ddiwrnod i drefnu galwad ffôn neu gyfarfod fel bo’n briodol. |
O fewn 2 diwrnod gwaith. |
| Bydd yr unigolyn a siaradodd â chi yn ysgrifennu atoch gyda chanlyniad y sgwrs ffôn, gan gynnwys ac ydyw wedi’i ddatrys ai peidio. | O fewn 3 diwrnod gwaith ar ôl y sgwrs ffôn. |
| CAM 2 | |
| Os nad yw’r broblem wedi’i datrys i’ch boddhad, ysgrifennwch at y Rheolwr Cwynion yn uniongyrchol gyda manylion pam ei bod wedi parhau heb ei ddatrys os gwelwch yn dda. | Cysylltwch â ni o fewn 6 mis i lythyr canlyniad eich cam cyntaf. |
| Ar dderbyniad eich cyfathrebiad, bydd y Rheolwr Cwynion yn ysgrifennu atoch i gadarnhau derbyn eich cwyn. | O fewn 3 diwrnod gwaith ar ôl derbyn eich cadarnhad ysgrifenedig bod y mater heb ei ddatrys. |
| Bydd y Rheolwr Cwynion yn ymchwilio i’r materion ac yn ysgrifennu atoch gyda’r canlyniad. | O fewn 21 diwrnod o’r cwyn yn cael ei chyfeirio at y Rheolwr Cwynion. |
| Byddwn yn adolygu ac yn cau’r cwyn. | O fewn 8 wythnos o dderbyn y cwyn cam 2. |
Beth i’w wneud os na allwn ddatrys eich cwyn
Gall yr Ombwdsmon Cyfreithiol eich helpu os na allwn ddatrys eich cwyn ein hunain. Byddant yn edrych ar eich cwyn yn annibynnol a ni fydd yn effeithio ar sut rydym yn delio â’ch achos.
Cyn derbyn cwyn ar gyfer ymchwiliad, bydd yr Ombwdsmon Cyfreithiol yn gwirio eich bod wedi ceisio datrys eich cwyn gyda ni gyntaf. Os ydych wedi gwneud hynny, yna mae’n rhaid i chi gymryd eich cwyn i’r Ombwdsmon Cyfreithiol:
- O fewn chwe mis ar ôl derbyn ein hateb terfynol i’ch cwyn
a
Dim mwy na blwyddyn o ddyddiad y weithred neu’r methiant sy’n cael ei gwyno amdano; neu
- Dim mwy na blwyddyn o’r dyddiad y dylech chi’n rhesymol fod wedi gwybod bod achos i gwyno.
Am ragor o wybodaeth cysylltwch â’r Ombwdsmon Cyfreithiol.
Beth i’w wneud os ydych chi’n anhapus â’n hymddygiad
Mae’r Awdurdod Rheoleiddio Cyfreithwyr yn gallu helpu os ydych chi’n poeni am ein hymddygiad. Gallai hyn fod am bethau fel anonestrwydd, cymryd neu golli eich arian neu eich trin yn anghyfiawn oherwydd eich oedran, anabledd neu nodwedd arall. Ni allant helpu gydag iawndal, nac ymdrin â gwrthdaro am ffioedd, dyledion, neu anghydfodau cyfreithiol.
Ewch i’w gwefan i weld sut y gallwch godi eich pryderon gyda’r Awdurdod Rheoleiddio Cyfreithwyr.